ПОРЯДОК ХРАНЕНИЯ ПРОТОКОЛОВ ЭКСПЕРТНОЙ
КОМИССИИ, КОМПЛЕКТА ДОКУМЕНТОВ СОИСКАТЕЛЕЙ И ИНЫХ МАТЕРИАЛОВ ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ЭКЗАМЕНА
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Архив предназначен для хранения документов, которые не используются в текущем делопроизводстве подразделений ЦОК, а также для востребования отдельных документов и данных в случае необходимости.
Для документов архива выделяется закрывающееся на ключ помещение , ключи от которого находятся у руководителя ЦОК . Стеллажи должны быть разделены на секции по видам документов, которые должны иметь свою нумерацию или наименование. На стеллажах находятся описи дел постоянного и длительного сроков хранения.
С целью организации и проведения работы по передачи протоколов эксперной комиссии комплекта документов соискателя и иных материалов профессионального экзамена в архив, создается постоянно действующая комиссия (ЭК).
ЭК назначается приказом руководителя ООО ИЦ «Техлифт», решения ЭК вступают в силу после утверждения их руководителем ЦОК.
Должностные лица в своей деятельности при ведении архива должны руководствоваться Положением об архивном фонде РФ, утвержденном Указом Президента РФ от 17.03.94 г. № 552 с изменениями от 01.04.96 г. № 460 и изменениями от 01.12.1998 г. № 1447, Основными правилами работы ведомственных архивов, приказами, инструкциями и указаниями Государственной архивной службы РФ.
2. ВИДЫ ДОКУМЕНТОВ
1. ЦОК ООО ИЦ «Техлифт» после сдачи соискателем профессионального экзамена формирует в бумажном виде его личное дело для передачи и хранения в архив, которое содержит ниже перечисленные документы:
-заявление для проведения независимой оценки квалификации
-заверенную работодателем копию трудовой книжки;
-заверенную работодателем копию паспорта;
-заверенную работодателем копию документа об образовании и профессиональной подготовке;
-заверенное работодателем заключение о медицинском осмотре;
-комплект оценочных средств с результатами профессионального экзамена.
2. Документом, подлежащим передачи в архив и хранению ,является протокол экспертной комиссии.
.3. Жалобы потребителей, апелляции заявителей и заинтересованных лиц и решения, принятые по ним.
4. Акты ннспекционного контроля ЦОК.
3. ПОРЯДОК СДАЧИ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВ
Обработанные документы, которые не используются в делопроизводстве более 1 года, подлежат рассмотрению ЭК, которая определяет, оставить ли их для дальнейшего делопроизводства или передать в архив. Документы, поступающие на хранение в архив , принимаются и регистрируются в специальном журнале. В архив подлежат передачи только документы, сформированные в дела и имеющие отношение к деятельности ЦОК. Каждое формируемое дело должно иметь обложку. На обложке указывается индекс дела и название документов, которые сформированы в дело. Запрещается подшивать в дело неиспользованные документы, разрозненные экземпляры документов, документы подлежащие возврату.
Документы, составляющие дело, подшиваются в твёрдую обложку с учётом возможности свободного чтения текста всех документов.
В результате работы ЭК документы подразделяются на 3 группы:
- документы, предназначенные для архивного хранения;
- документы, подлежащие уничтожению;
- документы, необходимые для дальнейшего использования в делопроизводстве.
Документы, отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного оформления:
. документы формируются в дела по своему предназначению и расположенности в хронологическом порядке;
. листы дела нумеруются;
. в конце дела подписывается заверительный лист
. на наиболее важные документы составляется внутренняя опись;
. дело переплетается или сшивается;
. на обложке дела указывается срок хранения, крайние даты дела и количество листов.
4. ПОРЯДОК ХРАНЕНИЯ И УНИЧТОЖЕНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Хранение архивных документов должно обеспечивать:
- сохранность и пригодность к применению на протяжении установленного срока хранения;
- оперативную подготовку необходимых данных;
- выдачу документов установленным порядком;
Срок хранения протоколов экзаменационной комиссии хранится в течении срока действия свидетельства о квалификации и в течении трёх лет после истечения указанного срока, комплекта документов соискателя и иных документов профессионального экзамена в бумажном носителе хранится в течении 75 лет с дальнейшей передачей в госархив..
При исчислении сроков хранения учитываются только годы. Определение сроков хранения документов производится по «Перечню документов, образующихся в деятельности Госкомитетов, Министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения» М.Главархив,1989 г.